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第一章 总则

第一条 为进一步规范学院会议费管理，根据《湖北省省级党政机关会议费管理办法》（以下简称《管理办法》）等有关文件精神，结合我院实际，制定本办法。

第二条 本办法适用于学院以及各单位举（承）办的有会议费支出的会议，包括小型研讨会、座谈会、评审会、答辩会、论证会、招投标会、论坛、招聘会、宣讲会等。

第三条 召开国际会议的按照《在华举办国际会议经费管理办法》文件要求实行。

第四条 各单位召开会议应当坚持厉行节约、反对浪费、规范简朴、务实高效的原则，严格控制会议数量，规范会议费管理，严格实行会议费开支范围和标准。

第二章 会议管理

第五条 会议分类

学院会议按照规定和学院实际，实行分类管理。

依据《管理办法》的规定，学院举（承）办的会议分为以下两类：

（一）由学院及各系院、部门等单位组织召开的各种会议(包括小型研讨会、座谈会、评估评审会、答辩会、论证会、招投标会、论坛、招聘会、宣讲会等)，一律按照《湖北省省级党政机关会议费管理办法》中的四类会议进行管理。

其中，集中会审工作，是对事先已进行布置、业已编制完成的报表及数据，集中在某个地点，统一进行技术性、重复性、程式化审核，不列支会议费，不需编写会议计划，在相应经费中安排场地租赁费、交通食宿费等。

各单位开展的常规工作性会议，如科研项目评审、本科教学评估、教学名师奖评审、学科建设评估等，开支标准不得突破会议费综合定额标准，会议天数和人数根据实际工作需要，从严确定。

（二）学院承办的全国性会议，及其他代上级部门承办的“三类会议”，须提前将委托方提供的、经批准的会议议题、会议方案、会议经费预算以及所签订协议或委托单位的正式通知报学院，经相关审批程序通过，备案后方可举办。会议费定额标准按照《湖北省省级党政机关会议费管理办法》实行。

第六条 会议审批

学院会议实行计划编报、分级分类审批制度。

学院及各单位重要的、有影响的会议，会议组织单位应当在每年下半年学院部署编制财政部门预算时一并编制下一年度会议计划和预算，报财务部门汇总；同时会议计划应单独报学院办公室后提请院长办公会研究决定；会议计划包括会议名称、召开理由、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、所需经费预算及经费来源等内容。

鉴于会议管理的复杂性，对于年初未列入计划、又必须召开的，按照学院会议管理所规定的审批程序，按月集中追加会议计划至学院办公室后由院长办公会研究决定。

所有涉及经费支出的会议，会议举（承）办前均要填制《武汉音乐学院会议预算表》并按以下程序履行审批签字手续：

教学单位举（承）办的，报请分管教学院领导审批；其他单位（项目）举（承）办的，由归口管理单位负责人审批后报分管该归口管理单位院领导审批。举办（承办）大型会议的，以及三类会议的还须报院长办公会研究决定。

第七条 会议时间

严格控制会议数量、会期，一般性会议会期原则上不超过2天，会议报到和离开时间合计不超过1天；能通过电话、部门协调、发文等形式解决的问题，一律不召开会议。

第八条 会议规模

严格控制会议规模，参会人员视内容而定，非学术性会议一般不超过50人。工作人员控制在参会人数的10%以内。

第九条 会议地点

各类会议首选院内场所安排，参会人员全部为院内人员的会议在院内召开，不安排食宿；确需在院外召开的，须经院长办公会研究同意后方可举办，但应当在四星级以下宾馆饭店召开。严禁在风景名胜区和豪华宾馆饭店举办会议。

第三章 会议费预算

第十条 会议费预算编制

会议费预算应严格对照会议类型、规模和综合定额标准规定编制，会议费预算要细化到具体会议项目，不得无预算、超预算支出会议费。

学院非教学单位申请会议费预算的，按照学校编制年度财务预算的要求分项目申报会议专项经费，做好各会议收支的预测,并获得相关经费归口管理部门的正式批复。申请会议专项经费的，不得再向参会人员收取会议费。

财政专项资金的会议费预算按相关专项经费的预算编报要求申报，并获得相关专项经费主管部门的正式批复。有上级主管单位批复的会议规模、天数等要求的，严格按照批复预算安排实行。

第十一条 会议费经费来源

会议费的经费来源包括财政拨款、会议费收入、院内部门预算经费、国际、国内组织专项捐赠及其他收入等。

对于全部使用财政拨款举办的会议，不得再向参会人员收取费用，严禁转嫁摊派会议费。对于使用多种资金渠道举办的会议，按照成本补偿的原则，各单位可以适当向参会人员收取会议费，收取的标准不能超过综合定额标准，收取的费用列“其他收入”科目。

收取的会议费，必须按规定使用学院计财处提供的票据，在建立会议费收入项目、办理入账时应提交会议的批复文件。收入应及时上交财务，纳入预算管理，不得坐收坐支。

第四章 会议费使用

第十二条 会议费开支范围

会议费开支范围包括会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、文件印刷费、医药费等。

前款所称交通费是指用于会议统一组织的代表业务考察、工作调研等发生的交通支出。

会议代表参加会议发生的城市间交通费，按照差旅费管理办法的规定回单位报销。

对确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费，支出归入差旅费科目，不在会议费科目中列支。

根据需要，向邀请参会专家教授发放的咨询费、讲课费、评审费和会务工作人员（非在职）劳务费，按国家和学院有关规定实行，不得在会议费科目中列支，支出归入专家咨询费、劳务费或工资薪金等科目。

第十三条 会议费开支标准

会议费开支实行综合定额控制，综合定额标准为350元/人·天，其中：住宿费200元/人·天、伙食费110元/人·天、其他费用40元/人·天，各项费用之间可以调剂使用，综合定额标准是会议费开支的上限，各单位应在综合定额标准以内据实报销。

不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准实行，住宿费不能调剂使用；不安排就餐的会议，综合定额按照扣除伙食费后的定额标准实行，伙食费不能调剂使用。

会议代表住宿原则上两人一个标准间。会议召开地代表原则上不安排住宿。工作人员除必须驻会的外，不安排住宿。

第十四条 会议费结余处理

会议费列支顺序为收取的会务费、自筹（代管）经费、科研经费、财政专项经费、院内预算经费。会议费结余资金原则上学院全部收回。

对于获得国际、国内组织专项资助的会议，结余的会议经费一律纳入预算管理，作为下次会议费不足的补充，不得挪作它用。

第十五条会议纪律

严禁套取会议费设立“小金库”；严禁在会议费中列支公务接待费；严禁以培训名义召开会议；严禁各单位借会议名义组织会餐或安排宴请。

各单位应严格实行会议用房标准，不得安排高档套房；会议用餐安排自助餐，严格控制菜品种类、数量和份量，严禁提供高档菜肴，不上烟酒；会议会场一律不摆花草，不制作背景板，不提供水果。

不得使用会议费购置电脑、复印机、打印机、传真机等固定资产以及开支与本次会议无关的其他费用；不得额外配发洗漱用品；严禁组织高消费娱乐、健身活动。

不得组织与会议无关的参观游览，不得宴请与会人员；不得发放纪念品及物品。

第五章 会议费报销

第十六条 报销规定

未经批准以及超范围、超标准、无预算、超预算开支的会议费用，一律不予报销。

各单位在会议结束后应及时到计财处办理报销和开具票据的核销手续，严禁按会议预算金额进行会议费用结算。

会议费报销时应集中一次性结算，不得分开报销。

会议餐费票据应与会议议程中就餐地点、就餐时间相符，否则不予报销。

对确因工作需要，邀请专家、学者和有关人员参加会议所发生的城市间交通费可以在差旅费中报销。

支付邀请参会专家教授咨询费、讲课费、评审费和会务工作人员（非在职）劳务费的，必须单独列支，不得在会议费中报销，应通过财务管理平台申报，原则上必须转入银行卡结算，不得发放现金，不得代签代领。

第十七条 会议费报销材料

（一）经批准的《武汉音乐学院会议费预算审批表》及审批文件；

（二）会议通知（包含会议内容、会议议程）；

（三）《武汉音乐学院会议费核算审批表》（财务处网页下载）

（四）实际参会人员名单及签到表；

（五）会议费合同、文件等印刷费合同（1万元及以上的）；

（六）与会议相关的有效发票（收据）；

（七）酒店等会议服务单位提供的费用原始票据、清单（须加盖服务单位财务专用章）；

（八）电子结算单等凭证（支付凭条）；

（九）会议纪要（或资讯报道）及主要成果复印件等支撑材料；

第十八条 会议费支付方式

各单位会议费的支付，应当严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的有关规定实行，以银行转账或公务卡方式结算，禁止以现金方式结算。

第六章 会议费公示和报告制度

第十九条 会议公示

各单位应当将非涉密会议的名称、主要内容、参会人数、经费开支等情况在单位内部公示，按规定要求。

第二十条 年度报告制度

各单位应当于每年1月底前，按照要求将本单位上年度会议计划及实行情况（包括会议名称、主要内容、时间地点、代表人数、工作人员数、经费开支及列支渠道等）上报学院，由学院汇总后报上报省财政厅。

学院办公室对各单位报送的会议年度报告进行汇总分析，针对实行中存在的问题，及时完善相关制度。

第七章 监督检查和责任追究

第二十一条 监督检查

学院监察室、审计处、计划财务处等部门应对学院会议经费的使用和管理情况进行监督、检查，主要包括：

（一）会议计划的编报、审批是否符合规定；

（二）会议经费开支范围和开支标准是否符合规定；

（三）会议费报销和支付是否符合规定；

（四）会议会期、规模是否符合规定，会议是否在规定的地点和场所召开；

（五）年度决算报告是否反映本单位会议计划和实行情况；

（六）会议费管理和使用的其他情况。

第二十二条 责任追究

违反本办法规定，有下列行为之一的，依法依规追究会议举办部门和相关人员的责任：

（一）未经批准或备案召开会议的；

（二）以虚报、冒领手段骗取会议经费或增加会议人数、天数等进行报销的；

（三）违规扩大会议经费开支范围，擅自提高会议经费开支标准的；

（四）违规报销与会议无关费用的；

（五）其他违反本办法行为的。

有前款所列行为之一的，由计划财务处会同有关部门责令改正，追回资金，并经批准后予以通报。对直接负责的主管人员和相关负责人，学院有关部门将按规定予以处理。如行为涉嫌违纪违法的，移交纪委监察室或司法机关处理。

第八章 附则

第二十三条 本办法未尽事宜，《湖北省省级党政机关会议费管理办法》有明确规定的，从其规定。

第二十四条 对于挂靠学院的学会、协会根据其章程、协议召开的会员大会、换届会议、理事会等，参会人数和会期按照有关规定实行。

第二十五条 本办法由学院办公室和计划财务处负责说明。

第二十六条 本办法自印发之日起施行。

附件1：武汉音乐学院会议费预算审批表

附件2：武汉音乐学院会议费核算审批表

附件3：武汉音乐学院会议签到表

   武汉音乐学院

   2016年5月31日

附件1 武汉音乐学院会议费预算审批表

申请单位（公章）：

会议名称

会议类别

会议内容

会议地点

会议日期

报到：年月日 会期：年月日至 年月日共天 离会：年月日

会议天数

召开理由

参会人数

工作人员数

经费来源

开支范围

预算标准 （元）

预算金额 （元）

备注

住宿费

伙食费

会议室租金

文件印刷费（资料费）

交通费

指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。

其他

合计

经办人（签字）： 年月日

项目负责人（签字）： 年月日

部门负责人（签字）： 年月日

分管院领导意见（签字）： 年月日

学院主要领导意见（签字）： 年月日

附件2 武汉音乐学院会议费核算审批表

申请单位（公章）：

会议名称						会议类别
会议内容						会议地点
会议日期		报到：年月日 会期：年月日至 年月日共天 离会：年月日						会议天数
参会人员数					工作人员数
经费来源	合计数			会费收入	学院经费			其他经费
开支范围			预算金额 （元）		报销金额 （元）			备注
住宿费
伙食费
会议室租金
文件印刷费（资料费）
交通费								指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出。
其他
合计
经办人（签字）： 年月日				项目负责人（签字）： 年月日			部门负责人（签字）： 年月日
分管院领导意见（签字）： 年月日					学院主要领导意见（签字）： 年月日

附件3 武汉音乐学院会议签到表

会议名称：会议时间：会议地点：